Nieuwe jeugdwerkers op komst: hoe onthaal je ze?

Nieuwe jeugdwerkers verwelkomen in je organisatie is een cruciale stap in hun integratieproces. Een goed doordacht onthaalbeleid helpt hen om zich snel thuis te voelen, en dat is niet alleen goed voor hen, maar ook voor de hele organisatie. Maar hoe pak je dit nu het beste aan? Hieronder geven we je enkele tips en tools om je nieuwe jeugdwerkers een vliegende start te geven.

Wat zijn dé basisvragen van elke nieuwe medewerker?

Elke nieuwe medewerker heeft bij hun aanwerving een aantal belangrijke vragen in gedachten: 

• Ben ik welkom? 
• Bij wie/waar hoor ik hier thuis? 
• Waar staat de organisatie voor? 
• Bij wie kan ik waarvoor terecht? 
• Hoe zien mijn eerste werkdagen/werkweken eruit? 

Hoe kom je tot een succesvol onthaalbeleid?

Het is belangrijk om iemand aan te wijzen die het eerste contact met de nieuwe medewerker verzorgt. Dit kan een directe collega zijn, de direct leidinggevende, of een speciaal aangestelde onthaalverantwoordelijke. Deze persoon begeleidt de nieuwe jeugdwerker in de eerste weken en zorgt ervoor dat er altijd een aanspreekpunt is. 

Bereid een onthaaltraject voor
Zorg voor een duidelijk en goed voorbereid onthaaltraject dat verder gaat dan alleen de eerste dag of week. Dit traject moet over meerdere maanden verspreid zijn en omvatten hoe de nieuwe medewerker stap voor stap wordt geïntroduceerd in de organisatie. Zorg ervoor dat deze informatie beschikbaar is, bijvoorbeeld via een onthaalbrochure of op het intranet.

Informeer de collega's op een nieuwe komst
Zorg ervoor dat het hele team op de hoogte is van de komst van de nieuwe medewerker. Dit helpt niet alleen om misverstanden te voorkomen, maar creëert ook een warm welkom vanuit de hele organisatie. Geef daarbij ook duidelijk aan wat je van de teamleden verwacht in deze fase.

Bepaal de rol van buddies
Als je met buddies werkt, is het belangrijk om hun rol goed te definiëren. Is deze persoon enkel het aanspreekpunt, of coördineert deze persoon ook het volledige onthaaltraject? Zorg ervoor dat deze collega’s goed voorbereid zijn en weten wat er van hen verwacht wordt.

Enkele gouden tips voor een effectief onthaalbeleid 

Het onthaalbeleid moet passen bij de cultuur van jullie organisatie. Als jullie bijvoorbeeld veel werken met video’s en sociale media, integreer dit dan ook in het onthaalproces. Gebruik heldere en begrijpelijke taal en voeg waar mogelijk visuele ondersteuning toe, zoals pictogrammen of video’s. 

Om je onthaalbeleid nog effectiever te maken, kun je de 5 C’s toepassen: Compliance, Clarification, Culture, Connection en Check Back. 

• Compliance: Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker bekend is met de basisregels en procedures van de organisatie. Deze kunnen bijvoorbeeld in een eenvoudige onthaalbrochure of op het intranet terug te vinden zijn. 
• Clarification: Het is cruciaal om snel duidelijkheid te scheppen over wat de rol van de nieuwe medewerker inhoudt. Zorg voor een duidelijke functiebeschrijving en bespreek wat de medewerker van de organisatie kan verwachten. 
• Culture: Nieuwe medewerkers moeten zich kunnen onderdompelen in de missie, visie en waarden van de organisatie. Dit kan door hen bekend te maken met de organisatiegeschiedenis, maar ook door hen de dagelijkse werkcultuur te laten ervaren. 
• Connection: Moedig nieuwe medewerkers aan om interpersoonlijke relaties en netwerken op te bouwen. Dit helpt hen om sneller hun plek te vinden binnen het team en de bredere organisatie. 
• Check Back: Het opvolgen van nieuwe medewerkers is cruciaal. Vraag regelmatig feedback over hun inwerkperiode en pas het onthaaltraject aan waar nodig. Dit kan via vaste momenten in het eerste halfjaar, zoals na 1 week, 3 weken, 6 weken, 3 maanden en 6 maanden. 

Tot slot

Een goed onthaalbeleid zorgt ervoor dat nieuwe jeugdwerkers zich snel thuis voelen en effectief kunnen bijdragen aan de organisatie. Door aandacht te besteden aan de 5 C’s en een onthaaltraject te ontwikkelen dat past bij jullie organisatiecultuur, leg je de basis voor een succesvolle samenwerking. Vergeet niet dat het onthaal niet stopt na de eerste dag – blijf betrokken en ondersteun je nieuwe collega’s terwijl ze hun weg vinden in jullie organisatie.