Een warm onthaal
Een warm onthaal
Inschrijfsysteem
Tip 1: Stap naar nieuwe leden
Tip 2: Creëer een veilige sfeer
Zorg dat kinderen en ouders zich meteen welkom en goed voelen. Stel kinderen op hun gemak, dat geeft ook ouders een goed gevoel. Spreek niet altijd voor een hele groep, maar spreek kinderen ook individueel aan. Communiceer op ooghoogte, zo spreek je kinderen persoonlijker aan. Help nieuwe kinderen en jongeren voor, tijdens en na de activiteit.
Tip 3: Veel Nederlands
Straal uit dat je een Nederlandstalige vereniging bent waar iedereen welkom is en die positief staat tegenover alle moedertalen. Verwelkom in eenvoudig Nederlands en spreek vanaf de kennismaking Nederlands met de kinderen en hun ouders. Zo creëer je juiste verwachtingen. Communiceert een ouder of kind in een andere taal met jou? Antwoord in het Nederlands. Pas je taalgebruik aan en ondersteun visueel met pictogrammen, foto’s of andere materialen.
Tip 4: Schakel meerdere vrijwilligers of begeleiding in
Aan het begin van het schooljaar komen er vaak heel wat nieuwe kinderen en jongeren naar je vereniging. Zorg voor voldoende vrijwilliger om hen te ontvangen en wegwijs te maken. Er zijn vaak ouders die de vereniging intussen goed kennen. Je kan ook hen als vrijwilliger inschakelen om met andere ouders te praten over hun ervaringen. Geef deze vrijwillige ouders alle nodige info zodat ze zelf ook goed vragen kunnen beantwoorden. Maak deze vrijwilligers herkenbaar, laat ze bijvoorbeeld een T-shirt van de vereniging aandoen. Zorg dat ze zich open en aanspreekbaar opstellen. Meer info over ouderbetrokkenheid vind je hier. (doorverwijzen naar artikel)
Tip 5: Communiceer & herhaal afspraken
Om nieuwe kinderen en jongeren zich snel thuis te laten voelen is het belangrijk om open en duidelijk te communiceren hoe een activiteit verloopt en wat de afspraken zijn. Geef nieuwe leden en hun ouders een rondleiding. Toon hen bijvoorbeeld hoe het gebouw eruitziet, waar de toiletten zijn, waar er wordt gespeeld...
Tip 6: Geef informatie mee
Geef bondige en duidelijke informatie, vermijd overbodige info. Leg bijvoorbeeld uit hoeveel activiteiten ze kunnen proberen, hoe je kan inschrijven, hoeveel het inschrijvingsgeld bedraagt... Communiceer ook je waarden, je tradities en belangrijke afspraken. Vat de belangrijkste info samen op een flyer en geef die mee.
Tip 7: De eerste activiteit voorbij?
Hopelijk is de activiteit goed verlopen. Laat nieuwe kinderen en jongeren niet zomaar vertrekken. Check na de activiteit even wat ze ervan vonden. Neem nieuwe kinderen en jongeren ook na de activiteit mee naar de gezamenlijke plek en stel hen voor aan anderen in de vereniging: oudere of jongere kinderen, andere begeleiding... Luister of er nog vragen zijn en neem afscheid. Zeg bij wie ze tijdens het jaar met vragen terecht kunnen en geef contactinfo mee.
Tip 8: Iedereen is welkom, straal dat uit!
Met een open houding zorg je ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Zorg ervoor dat alle vrijwilligers, begeleiding, andere helpers, ouders en kinderen mee zijn. Samen vormen jullie een warme vereniging. Benieuwd naar hoe dit in de praktijk werkt? Zwemclub Zaventem en Voelbalclub SK Leeuw leggen uit hoe ze een warm onthaal creëren in hun club.