Een open inschrijfsysteem

Een inschrijving van een kind of jongere houdt meer in dan het in orde brengen van het lidmaatschap en de verzekering. Een inschrijfsysteem is de basis voor een verder engagement en samenwerking in je vereniging. De inschrijving is één van de eerste contactmomenten tussen de begeleiding en de voogd/ouder(s). Ouders vormen zich op dat moment ook een beeld over je vereniging. Het is dus belangrijk om een aangename indruk na te laten. Een inschrijving verdient bijgevolg veel aandacht. Het is belangrijk dat iedereen zich welkom voelt. 

Onthaalbrochure

De onthaalbrochure is een handig document, waarin je als vereniging belangrijke informatie kwijt kan. Dat is handig voor de nieuwe deelnemer, maar ook voor jouw vereniging. Neem er alle afspraken in op, maar ook de verwachtingen naar de deelnemer en de voogd/ouder(s) toe.

Wat staat er in je onthaalbrochure?

• De vereniging en de werking: Geef een toelichting over jouw vereniging en hoe die werkt. Leg uit wat de visie en de structuur is van de vereniging. Je kan hier waarschijnlijk ook informatie over vinden bij je koepelorganisatie. Geef aan dat iedereen welkom is ongeacht gender, leeftijd, afkomst en geloof. 
• Verwachtingen naar het kind/jongere en diens voogd/ouder(s): Denk hierbij aan aanwezigheid op activiteiten, kledij… Intern reglement: Wat vindt jouw vereniging belangrijk en aan welke regels moeten deelnemers (maar ook de begeleiding) zich houden…
• Het intern reglement kan je ook aanvullen met een ethisch charter, alcoholreglement, zaken rond pesten… 
•  Activiteitenkalender: Geef een overzicht van de activiteiten tijdens het volledige school/werkjaar. Vertel ook al wie wanneer verwacht wordt. Denk hierbij ook aan nevenactiviteiten zoals eetdagen, huisbezoeken, speciale activiteiten voor Halloween…
• Veel gestelde vragen: Denk eens na over vragen waar nieuwe deelnemers mee zitten en waar je reeds een antwoord op kan geven. Denk hierbij aan wat iemand minstens moet mee hebben op een activiteit, wat je moet doen bij een ongeval…
• Kledij: Het aankopen en dragen van kledij kan een drempel vormen. Informeer je deelnemers over wat zij minstens nodig hebben om aan de activiteiten deel te nemen. Leg duidelijk uit wat verwacht wordt en welke de mogelijkheden zijn. Meer info vind je in dit artikel.
• Contactgegevens: Overloop alle contactpersonen en verantwoordelijken. Geef niet enkel een e-mailadres mee, maar ook een telefoonnummer en foto. Niet iedereen beschikt over internet of kan een mail sturen. 
• Vrijwilligerswerk: Geef een voogd/ouder(s) de mogelijkheid om binnen je vereniging ook aan vrijwilligerswerk te doen. Het kan zijn dat je vereniging een tekort aan vrijwilligers heeft. Dan kan je via deze manier ook hen al eens aanspreken.

Maak actief gebruik van je onthaalbrochure! Bijvoorbeeld als basis voor een gesprek met het kind/jongere en diens voogd/ouder(s). Meer informatie over de betrokkenheid van een ouder(s) of voogd vind je in dit artikel. 

Inschrijvingsmoment

Het inschrijvingsmoment is het ideale moment om de impliciete en expliciete regels in je vereniging te overlopen. Want: goede afspraken maken goede vrienden. Een inschrijving verdient dus veel aandacht en gebeurt niet in een op een druk moment, snel, voor het gebouw van je vereniging tussen heel wat andere deelnemers. Neem je tijd voor een persoonlijk gesprek. Maak een lijstje met alle informatie die je aan de nieuwe deelnemer en diens voogd/ouder(s) wil meegeven. Je doet dit het best aan de hand van je onthaalbrochure. Geef nieuwe deelnemers de onthaalbrochure of een huishoudelijk reglement mee naar huis zodat ze het nog eens kunnen nalezen.

Meer dan een inschrijving

De inschrijving dient als basis voor jullie verdere samenwerking. Het is niet alleen belangrijk dat je deelnemer ingeschreven en verzekerd is, maar ook dat hij zich goed voelt in de vereniging. Enkel dan zal het kind of de jongere blijven komen. Probeer daarom al tijdens de inschrijving naar moeilijkheden te peilen. Is het lidgeld betaalbaar? Wat zijn de vervoersmogelijkheden? Zijn er nog andere kinderen in het gezin die interesse hebben? Samen kan je naar oplossingen zoeken.

Bijvoorbeeld

Ouder: “Wij hebben geen auto.”

Begeleiding: “Maarten woont in dezelfde straat, ik zal eens vragen of jullie kunnen meerijden met Maarten.” 

Inschrijvingsverantwoordelijke

Het is belangrijk dat je vereniging nadenkt over de onthaal– en inschrijvingsprocedure. Overweeg om binnen de vereniging één (of enkele) verantwoordelijke(n) aan te duiden die de nieuwe deelnemers inschrijft en opvolgt. In ideale omstandigheden is een inschrijvingsverantwoordelijke iemand die de vereniging goed kent. Denk maar aan een de speelpleinverantwoordelijke, groepsleiding, bestuurslid… Of misschien is de combinatie van een ervaren en minder ervaren vrijwilliger wel een goed idee. 

Belangrijk is dat de verantwoordelijke(n) die je aanduidt, sociaal vaardig zijn, het belang van een goede inschrijving inzien en bereid zijn om samen naar oplossingen te zoeken.