Tips & tricks: Inschrijven van kinderen in het gemeentelijk vrijetijdsaanbod

Voor een organisator van een vrijetijdsbesteding heeft het veel voordelen om niet te kiezen voor ‘dagplaatsen’. Dit zorgt voor minder administratieve rompslomp, geen wachtrijen, vooraf duidelijke lijsten, vrijwilligers efficiënt ingeschakeld, moeilijke communicatie naar ouders vermijden…

Toch is het in het belang van kinderen en jongeren in kwetsbare situaties belangrijk dat veel organisatoren de keuze geven om met ‘dagplaatsen’ te werken. Er kan eventueel met het Sociaal Huis in je stad of gemeente samen naar oplossingen worden gezocht. Wees ervan bewust dat niet iedereen over een computer/smartphone of internet beschikt.

1. Zorg dat je een gekend aanspreekpunt hebt. Dit kan de organisator zelf zijn, een beroepskracht maar zeker ook een vrijwilliger. Deze persoon is het gezicht van de werking waar ouders hun vragen aan kunnen stellen.
   
   
2. Zorg ervoor dat je plaatsen vrijhoudt voor daginschrijvingen. Blijf zorgen voor een dagaanbod, waar kinderen per dag kunnen kijken of ze willen komen.
   
   
3. Zet niet direct al je inschrijvingsplaatsen online. Zo kunnen ouders die wat trager of later zijn ook nog kans maken op een plekje. 
   
   
4.  Zorg ervoor dat er ook een fysieke plaats is om je op voorhand in te schrijven op het speelplein of in het gemeentehuis.
   
   
5. Ken je gezinnen waar het inschrijven wat moeilijker gaat of waar de kinderen meestal met daginschrijvingen werken? Contacteer hen en breng hen op de hoogte over jullie plan van aanpak rond de inschrijvingen.
   
   
6. Zorg dat je inschrijvingstool goed zichtbaar is op je website.
   
   
7. Contacteer de brugfiguren in de buurt. Zij kunnen mee de informatie over de inschrijvingen verspreiden.
   
   
8. Verwittig ouders op voorhand over het stappenplan van de inschrijvingen. Via mail, brief of telefoon afhankelijk van wat de beste manier van communiceren is voor de ouders. 
   
   
9.  Zorg ervoor dat de communicatie in verschillende talen wordt opgesteld.
   
   
10. Geen first come, first serve principe
• Communiceer duidelijk over hoe de inschrijvingen zullen werken
• Geef ouders genoeg tijd om in te schrijven
• Bekijk de inschrijven en zorg ervoor dat elk kind een weekje/dag kan komen.
• Neem de tijd om een goed schema te maken met wanneer wie kan komen
• Stuur een bevestigingsmail/brief naar ouders wanneer hun kind kan komen 
11. Moedig ouders aan om per week in te schrijven, zo kan je kijken hoeveel plaatsen er nog vrij zouden zijn per dag
    
    
12. Als ouders op voorhand aan een onthaal kunnen inschrijven, let dan op dat het geen kampeertoestanden zijn.
• Bv. vanaf 11 uur kan je inschrijven. Staat er al een rij van 20 man? Ze krijgen elk een nummertje. De verantwoordelijke trekt bingo-gewijs een nummer uit de pot. Dat nummer mag dan als eerste inschrijven. Zo heeft iedereen evenveel kans en niet de eerste meer kans.
13. Zet in op publieke ruimte: 
•  Ga met je organisatie een week op een plein in een buurt spelen. Zo krijgen de kinderen van die buurt heel de week de kans om te spelen. Ga de week daarna op een ander plein in een andere buurt spelen. 
14. Zet een limiet op het aantal weken dat iemand kan inschrijven
    
    
15. Heb vrijwilligers achter de hand als back up. Als de inschrijvingen dan te groot worden, kan je daar een groep mee starten of de groep alsnog uitbreiden.