In communicatie met ouder/voogd
In communicatie met ouder/voogd
Ouders / Voogd
Goede communicatie zorgt voor goed geïnformeerde voogd(en)/ouder(s). Als zij goed geïnformeerd zijn, hebben ze meer kans om zich goed te voelen in je werking. Als organisator of begeleider speel jij daarin een grote rol. Maak een goede indruk en betrek hen.
Zorg voor duidelijke communicatie en werk visueel.
Gebruik hierbij eenvoudige taal en korte zinnen en kijk of het mogelijk is om bepaalde documenten te vertalen.
Zijn er vrijwilligers, oma's of opa's, deelnemers die een andere moedertaal hebben of goede kennis van een bepaalde taal, zij zullen het zeker zien zitten om een handje mee te helpen.
Als het moeilijk is om in te gesprek te gaan met een ouder/voogd of kinderen, kijk dan of het mogelijk is het gesprek samen te voeren met een vertrouwenspersoon van de familie of een brugfiguur.
Hieronder vind je de belangrijkste tips.
Zie hun als een partner
- Stap zelf naar de voogd/ouder, ook stillere voogd(en)/ouder(s) hebben vragen. Spreek hun proactief aan.
- Maak tijd voor hen, zowel voor een activiteit, na een activiteit als doorheen het jaar.
- Zorg dat je aanspreekbaar bent voor vragen.
- Zorg dat ze weten bij wie ze terechtkunnen: toon vrijwilligers met een bepaald kledij-item of een plek waar iemand naartoe kan stappen en een vrijwilliger/leiding permanent aangesproken kan worden.
Spreek duidelijk
- Verzorg je taal en vermijd streektaal of typische jongerentaal.
- Spreek niet te snel.
- Articuleer goed.
- Gebruik gebaren en wijs aan om je uitleg te ondersteunen.
- Check regelmatig met gerichte vragen of de ouder je begrepen heeft.
- Herhaal je boodschap indien nodig.
Schrijf duidelijk op papier en online
- Denk goed na over wanneer je welke info geeft. Gezinnen krijgen veel brieven van de school, verenigingen...
- Ga er niet van uit dat ouders je tradities kennen, communiceer ze regelmatig.
- Schrijf zoals je vertelt, vermijd formeel taalgebruik (bijvoorbeeld 'Gelieve ...').
- Spreek de lezer aan met ‘je’.
- Gebruik korte volledige zinnen.
- Schrijf actief en schrap overbodige werkwoorden (bijvoorbeeld zullen, willen, kunnen, worden).
- Gebruik transparante woorden (woorden die herkenbaar zijn in andere talen). Bijvoorbeeld annuleren in plaats van afzeggen.
- Schrijf data voluit en splits telefoonnummers op.
Maak het visueel en uitnodigend
- Kies voor een logische en duidelijke structuur (wie, wat, wanneer, waar).
- Schrijf korte alinea’s en zorg dat er regelmatig witruimte is.
- Kies een duidelijke titel en schrijf de essentie in je tekst in het vet.
- Gebruik een leesbaar lettertype en een goede lettergrootte.
- Ondersteun je tekst visueel met pictogrammen, tekeningen of foto’s.
Maak taalafspraken
- Straal uit dat iedereen welkom is en respecteer alle thuistalen.
- Spreek zo veel mogelijk Nederlands. Schakel zelf niet te snel over naar een andere taal. Leg iets uit in andere woorden.
- Zegt een ouder iets in een andere taal of hoor je een fout? Corrigeer niet. Geef de vertaling in het Nederlands in je antwoord.
- Creëer een oefenkans Nederlands. Moedig anderstalige ouders die Nederlands willen spreken aan.
- Heb geduld en geef de ouder tijd om naar zijn/haar woorden te zoeken.