De (terug)betaalmogelijkheden

Zorg voor verschillende manieren van betaling. Geef de mogelijkheid om het inschrijvingsgeld zowel cash, via bancontact of via overschrijving achteraf te betalen. Houd er rekening mee dat ouders in het begin en op het einde van het schooljaar al veel facturen voorgeschoteld krijgen voor hun kind(eren). Als het bedrag kan worden opgesplitst in kleinere bedragen, is het vaak haalbaarder om te betalen.

Van verenigingen wordt niet verwacht dat ze de ‘armoedeproblematiek’ alleen aanpakken. Door in kaart te brengen welke organisaties een deelname aan vrijetijdsbestedingen terugbetalen kan je financiële drempels makkelijker wegwerken.

Informeer alle deelnemers over de terugbetalingsmogelijkheden voor lidgeld en materiaal. Doe dit op basis van de informatie die je krijgt van het OCMW of de jeugd-, cultuur-, sport-, of vrijetijdsdienst in je stad of gemeente. Ga er niet zomaar van uit dat de (nieuwe) deelnemers op de hoogte zijn van de bestaande terugbetalingsmogelijkheden. Vermeld dit expliciet in je lidmaatschapstarieven op je website of in je onthaalbrochure. 

Meer informatie over het maken van een onthaalbrochure vind je hier.

Gedifferentieerde tarieven

Een drempelverlagend initiatief dat je vereniging vandaag al kan toepassen, is het aanbieden van gedifferentieerde tarieven. Je kan tarieven hanteren per leeftijdsgroep, op basis van het aantal activiteiten, voor personen met een handicap, voor mensen in armoede… Je kan ook een gezinstarief aanbieden of korting geven voor meerdere kinderen van hetzelfde gezin.

Opnieuw speelt communicatie een belangrijke rol. Promoot actief jouw verschillende tarieven en maak financiële drempels bespreekbaar. 

Kortingen

Zorg dat je de verschillende kortingsmogelijkheden kent die er in je stad/gemeente of provinciaal/Vlaams/Brussels of via de mutualiteit mogelijk zijn. Probeer ouders daarvan op de hoogte te brengen. Werkt je vereniging met een kortingssysteem voor specifieke doelgroepen? Dan moet de persoon die de inschrijvingen doet goed weten waarover het gaat. Niemand behalve de betrokkene moet weten dat iemand korting krijgt.  

• Vermeld op elke communicatie dat er een kortingstarief is, voor wie dit geldt en hoeveel het te betalen bedrag bedraagt. 
• Zorg ervoor dat de informatie bij iedereen terecht komt en niet enkel bij leden of deelnemers waarvan je vermoeden hebt. 
• Maak een overzicht van de mogelijke kortingsmogelijkheden en geef dit op regelmatige tijdstippen mee met de kinderen. 
• Communiceer dit niet alleen schriftelijk, maar ook mondeling. Bijvoorbeeld tijdens het onthaalmoment, bij de inschrijving of bij een huisbezoek.
• Vraag na jouw uitleg of alles duidelijk is, of er nog vragen zijn en of je vereniging nog iets extra kan doen. Geef aan dat mensen steeds welkom zijn met bijkomende vragen. Een vaste contactpersoon verantwoordelijk stellen voor de inschrijvingen of financiële zaken kan een belangrijke rol spelen in de ondersteuning. 

Koepelorganisatie in jeugd, sport, cultuur

Sommige koepelorganisaties hebben een solidariteitskas waar je vereniging gebruik van kunnen maken. 

• Chirojeugd Vlaanderen 
• FOS Open Scouting 
• Jeugd, Natuur en Milieu (JNM) 
• Scouts en gidsen Vlaanderen 
  

UiTPAS

De UiTpas is in eerste instantie een kortingssysteem waarbij kinderen, jongeren en hun ouder(s)/voogd anoniem kunnen deelnemen aan een verlaagd tarief op allerlei vrijetijdsactiviteiten. Op basis van je inkomen en andere kenmerken in je levenssituatie kan het OCMW bepalen of je al dan niet recht hebt op een goedkoper vrijetijdstarief en andere vrijetijdsvoordelen. De pas ziet er voor iedereen hetzelfde uit en iedereen kan een pas aanschaffen. Ook inwoners in je stad/gemeente of erbuiten. 

Bovendien kan je ook punten sparen per gevolgde vrijetijdsactiviteit. Op basis van punten kan je een prijs of cadeau krijgen van de gemeente/stad of je vereniging. De mogelijkheid om punten te sparen is er voor iedereen.

De pas bestaat niet in elke gemeente/stad. Het kan dan ook verschillen van gemeente tot gemeente. Informeer eens bij de jeugd- of vrijetijdsdienst of dit in je gemeente/stad aanwezig is en hoe je kan intekenen als vereniging op dit aanbod.  

Bekijk hier of je stad, gemeente of regio behoort tot een van de UiTPAS-partners en neem contact op met de verantwoordelijke waar jij woont om met je vereniging mee in te stappen in UiTPAS. 

Er zijn al heel wat verenigingen die actief aan de slag gaan met UiTPAS lees hier hun ervaringen als UiTPAS-partner. Chiromeisjes Zwevegem voerde de UiTPAS in in hun werking. De groepsleiding legt hieronder uit hoe eenvoudig het werken is met een UiTPAS.

Ben je als koepelorganisatie geïnteresseerd om UiTPAS-partner te worden? Lees hier het verhaal van KSA. 

Heb je meer informatie nodig over hoe de UiTPAS concreet werkt? Bekijk dan zeker de toolbox. 

Iedereen mee op vakantie en rap-op-stap

Deze Vlaamse organisatie richt zich op personen en gezinnen in armoede die door allerlei drempels niet van een vakantie kunnen genieten. Misschien heeft je stad/gemeente een rap op stap-kantoor. Dat is een laagdrempelig reiskantoor voor mensen met een beperkt budget. Je kan er vakanties, daguitstappen en sport- en cultuuractiviteiten boeken. Bovendien helpen de medewerkers met praktische zaken zoals samenstellen van een budget en zoeken naar geschikt vervoer. Ouders kunnen naar zo’n kantoor stappen maar ook groepen die goedkope plaatsen zoeken voor bepaalde leden. 

Surf naar https://iedereenverdientvakantie.be/nl voor meer informatie.

Subsidies bij jeugd-, sport-, cultuur-, evenementen-, toeristische dienst  

Ook de sport-, jeugd-, cultuur-, of vrijetijdsdienst kan je wellicht een overzicht geven van de kortingssystemen in jouw gemeente. Veel steden en gemeenten bieden immers mensen met een beperkt budget de mogelijkheid om deel te nemen aan het vrijetijdsaanbod via een vrijetijdspas. Vraag na wat de verschillende mogelijkheden zijn bij jou in de buurt.  

Ook kan een gemeente/stad je vereniging mogelijke subsidies aanbieden. Soms zit dat verwerkt in een puntensysteem. Je krijgt meer punten (en dus meer subsidies) naargelang je kwetsbare kinderen en jongeren bereikt. Of je dient een subsidieaanvraag in bij de stad/gemeente.

Verhoogde tegemoetkomingen bij Sociaal Huis/OCMW 

Gezinnen aangesloten bij het OCMW of Sociaal Huis kunnen vaak gebruik maken van kortingstarieven. Dit is afhankelijk van de woonplaats. Merk je dat ouder(s)/voogd niet zijn aangesloten bij het OCMW, bezorg dan de contactgegevens van het OCMW of Sociaal Huis in de buurt.

Je kan ook zelf contact opnemen met het lokale OCMW en navragen hoe het middelen voor vrijetijdsbestedingen aanwendt. Elk OCMW heeft een eigen werkwijze en een eigen huisreglement. In vele gevallen kunnen OCMW-klanten een beroep doen op cheques. Dit bedrag kan in sommige steden of gemeenten oplopen tot 250 euro waarbij de OCMW-klant nog slechts 10% van de totale prijs moet betalen. 

Mutualiteit

Mutualiteiten betalen veelal een deel van het inschrijvingsgeld terug van kamp, sport- of vrijetijdsactiviteiten. Meestal moet je daarvoor een formulier invullen en heb je een stempel nodig van de jeugd-, sport- of vrijetijdsorganisatie.

De deelnemer (of de voogd/ouder) is in principe verantwoordelijk voor het aanvragen van deze tussenkomst. Als vereniging kun je deze tussenkomst actief promoten als extra ondersteuning. Zorg dat elke begeleiding deze formulieren kent en dat er intern goede afspraken bestaan over wie de formulieren mag invullen in naam van de vereniging.

Hieronder vind je de terugbetalingsformulieren van de verschillende ziekenfondsen. Plaats ze op je website. Print ze en neem ze mee naar de inschrijving. Je kan dan samen met het kind/de jongere het terugbetalingsformulier invullen.

• Christelijke mutualiteit 
• Helan ziekenfonds 
• Liberale mutualiteit 
• Neutraal ziekenfonds Vlaanderen: voor kampen en voor lidgeld 
• Socialistische mutualiteit / Solidaris Vlaanderen 
• Vlaams en neutraal ziekenfonds of voor kampen voor kinderen en jongeren met een handicap 

Fiscale aftrekbaarheid 

Voor kinderen onder de 12 jaar is een deel van de kosten fiscaal aftrekbaar. Onder meer kampen, weekends, speelpleinwerkingen worden fiscaal in rekening gebracht. Lidgeld voor een jeugdvereniging of sportvereniging kan dan soms weer niet worden ingebracht. Iedereen heeft de mogelijkheid om dit te doen. 

In het OCMW/Sociaal Huis wordt de ouder(s)/voogd geholpen met hun belastingaangifte. 

Afbetalingsplan 

Voor sommige kinderen, jongeren (of gezinnen) blijft het (ondanks verschillende tarieven en tussenkomsten) nog moeilijk om het lidgeld in één keer te betalen. Voor hen kun je een afbetalingsplan opstellen. Werk hiervoor geen vast systeem uit, maar bekijk per gezin wat mogelijk is. Laat de ouder(s)/voogd zelf een voorstel doen van wat zij denken te kunnen afbetalen. Zet het op papier en laat dit document door hen ondertekenen. Hier vind je een voorbeelddocument van een afbetalingsplan dat je samen kan invullen met de ouder(s)/voogd indien bepaalde gelden moeilijk in één keer terugbetaald kunnen worden.